秘書のキャリアシリーズ第3回

2025-10-04

秘書に求められるスキルセット ― 日本とオーストラリアの違い

「秘書」と聞くと、日本とオーストラリアでは求められるスキルがかなり違うと思っています。
今回はシリーズ最終回として、両国の求人広告の内容のトレンドと、私自身のキャリア体験を通して感じたことをまとめてみます。

日本での秘書に求められるスキル

日本の秘書の求人広告や、聞いたりしたところ、日本の秘書に求められるのは、こんなスキルだと思っています。

スケジュール管理（カレンダー調整や出張手配）
礼儀・マナー（来客対応・お茶出し・電話応対）
正確さと事務処理能力（文書作成・経費精算）
語学力（英語）は「できれば尚可」という位置づけ

上司を支える「縁の下の力持ち」として、正確さと気配りが重視されるのが特徴です。

オーストラリアでのEAに求められるスキル

一方、オーストラリアのExecutive Assistant（EA）の求人広告に並ぶのはこんな言葉です。

Confident communication（自信を持ったコミュニケーション力）
Stakeholder management（社内外の調整力）
Project coordination（プロジェクト運営力）
Technology skills（ITツールの活用力：MS ワード、エクセルパワーポイント、など）
Flexibility & initiative（柔軟性と主体性）

上司の右腕というより、チームやオフィス全体を動かす存在として求められるのがオーストラリアのEAのスキルの特徴です。

私のキャリア経験から

実は日本で教員をしていた頃、PCスキルはほとんどゼロでした！
オーストラリアに永住権を得てからもすぐに就職できず、知人に紹介された日系の貿易会社の事務職も「経験がないから」と最初は不採用。
それでも「頑張りますから！」と粘ってやっと採用していただきました。

初めての事務職では、電話応対もメールもPCもすべて一（イチ）から。まさに「事務オールラウンダー」として叩き込まれました。
取引先の（大手）社長秘書とのやりとりや、本社社長への贈り物の手配も任されましたが、電話応対では「何分待たせたらいいの？」と本社の方から厳しく叱られたこともありました。商社だったこともあり、お客様への対応には、今振り返ると、とても「日本的」な態度が求められました！

1年後にいただいたEAのポジションでは、日英バイリンガルスキルとオーストラリアと日本の文化、ビジネス習慣への理解が大きな武器になりました。

面接で、ローカルの（オーストラリア人）人事の方から、「どうしたら、日本人のことを理解することができますか？」ということを聞かれたことを覚えています。
上司と他の日本人駐在員の英語サポートに加え、トヨタがテクニカルセンターをがメルボルンに設立されるという一大イベントでしたので、日本とオーストラリアの文化・仕事の風習の橋渡しをする役割を担いました。

日本のやり方をそのまま持ち込むと、オーストラリアでは「いじめ」に見えてしまうこともあるーそんな場面にも幾度も遭遇しました。文化の違いが生む摩擦を和らげるのも、EAの大切な役割だったと思います。

バイリンガルスキル・事務スキル・仕事の幅広さ、そして信頼

振り返ってみると、私がこの仕事で最も役立ててきたのは：

バイリンガルスキル：言葉の橋渡し以上に、文化やニュアンスを理解して伝える力
事務スキル：電話・メール・PC操作から地道に積み上げた「事務力」（習ったことはなく、すべて仕事で学んだ）
仕事の幅広さ：備品の管理からVIP対応、会社設立サポートまで、とにかく「何でもやる」柔軟さ
信頼を得るスキル：シニアレベルの会議コーディネートや人事に関わる中で、常に情報管理を徹底すること。
オープンマインド：さらに、清掃スタッフから大企業のトップまで、あらゆる人と関わるからこそ、オープンなマインドとコミュニケーション力が欠かせません。