今週月曜日、転職してから初めての大きな仕事が終わりました。
日本からVIPをお迎えして、丸一日オフィスで過ごしていただく日でした。
VIPのお迎え業務は、イベントと同じで、「準備」がすべてだと思っています。どんな小さなことも、当日の安心につながるのだと改めて感じました。
信頼ベースで進められたこと
今回ありがたかったのは、上司が細かい指示をせずに私に任せてくれたことです。
レストランの予約やお土産選び、ショーファーへの指示など、自分の経験をもとにのびのびと進められました、という感じです。
やっぱり私は、マイクロマネジメントではなく「信頼されて任せてもらえる環境」でこそ力を発揮できるんだな、と実感しました！まだ転職して３ヶ月の私に、「信頼感」を抱いてくださる上司に感謝します！
オフィスの雰囲気を整える
オフィス全体の整理や整頓は大切な準備のひとつ。
前職のトヨタでは「4S（整理・整頓・清潔・清掃）」という言葉が、ある程度当たり前に通じましたが、今のオフィスは、Bondi Sandsのとてもリラックスしたカジュアルな文化が強いチームです。
だからこそ、今回はメールでさりげなくリマインドを送りました。机まわりやキッチンをきれいにすること、スピーチ中は机に座らないこと、ジーンズや帽子は避けてコーポレート風の服装をお願いすること、そして音楽は流さないこと！オフィスではポップな音楽が流れる日が多いのですが、これは「Bondiの精神」という風に言われたこともあるため、メールは、「上から目線」の印象にならないように、トーンにも気をつけました（笑）
みんな快く協力してくれて、雰囲気を切り替えることができました。
小さな備品が生む「おもてなし」
準備の中で一番焦ったのは、湯呑みはあるのに茶托がないと気づいたこと！本番の二日前でした！
慌てて近くに「Made In Japan」というお店があったことを思い出し、なんとか素敵な茶托を見つけることができました。しかも、花王のグリーンに映える上品なもので、自己満足！
さらに、同僚からはNoritakeのコーヒーカップをお借りできて、ちょっとした「特別感」を演出できたかな、と！
当日は全体的にスムーズでしたが、クリッカーが途中で動かなくなるハプニングも！
久しぶりに使うものは、動作確認と予備の準備まで徹底しなければ、と反省しました。
心に残った言葉と姿勢
オフィスを見渡して、「若いエネルギーが素晴らしいね」と、言っていただけたのは、とても嬉しい瞬間でした。
また、緑茶をおすすめした時には、上司が「今回公恵さんが用意した湯呑みですね」と紹介してくださり、VIPも冗談を交えて応えてくださるなど、和やかな場面も！
厳しい方と伺っていましたが、ユーモアと気遣いにあふれた姿はさすがだと感じました。海外スタッフへも堂々と英語で話される姿からは、自然とカリスマ性が伝わってきました。
EAという仕事の幅広さ
私の現在の役職はExecutive Assistant。オフィス備品の購入から重要資料の翻訳、VIP対応まで、幅広い業務を担当しています。
その中でもやはり一番好きなのはVIPの準備。今回も、準備を通して、さまざまな人やサプライヤーとのご縁（トヨタ時代にお世話になったショーファーサービスとまたお仕事をできたことも嬉しかったです！）があったり、小さな備品も含めて「おもてなし」の気持ちを形にしていくことに、大きなやりがいを感じます。
今回は上司からも「ショーファーはとても良かった」「夕食の中華はメニューがいまいちだったかな」といった率直なフィードバックをいただきました。少しずつ改善を重ねていけるのも、この仕事の面白さです。
今回の経験を通して、「準備の質が体験の質を決める」ということを改めて実感しました。
そして、信頼して任せてもらえたからこそ、自分の持ち味を活かせたことが一番の収穫です。
Executove Assistantの経験は、15年以上と、すでに長いですが、その面白さや魅力について、次回からじっくりと書いてみたいと思います。
追記：忙しい週でも、オフィスを訪れたRoxy君（10歳のボーダーコリー）に癒されました〜！
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